«Οι νεότεροι συνάδελφοι συχνά με πειράζουν επειδή εξακολουθώ να προτιμώ το τηλέφωνο αντί για τα μηνύματα, λέγοντάς μου να στείλω απλώς ένα μήνυμα, την ώρα που με βλέπουν να καλώ έναν αριθμό σαν να χρησιμοποιώ κάποιο ξεπερασμένο τεχνολογικό εργαλείο», ανέφερε στο Geedeting ο συγγραφέας με εξειδίκευση στα θέματα ψυχικής υγείας, Farley Ledgerwood.

Όπως τόνισε ο ίδιος, υπάρχει, όμως, κάτι που αξίζει να ειπωθεί πιο καθαρά. Ύστερα από δεκαετίες προσωπικής και επαγγελματικής επικοινωνίας, γίνεται ολοένα και πιο εμφανές ότι όσοι εξακολουθούν να σηκώνουν το ακουστικό έχουν αναπτύξει ορισμένες δεξιότητες που ξεπερνούν κατά πολύ την απλή συνήθεια.

Δεν πρόκειται για θέμα ηλικίας ή άρνησης της αλλαγής, αλλά για επικοινωνιακές ικανότητες που βοηθούν ουσιαστικά στη δημιουργία πραγματικών ανθρώπινων σχέσεων. Και σε έναν κόσμο που γίνεται ολοένα και πιο αποσπασμένος, αυτές οι ικανότητες αποκτούν μεγαλύτερη σημασία από ποτέ.

1. Αντιλαμβάνεστε τις συναισθηματικές αποχρώσεις

Όσοι προτιμούν το τηλέφωνο έχουν μάθει να καταλαβαίνουν πότε ένα «είμαι καλά» δεν ανταποκρίνεται στην πραγματικότητα, επειδή δίνουν προσοχή όχι μόνο στις λέξεις αλλά και στον τόνο της φωνής, στις παύσεις, στη συγκράτηση ή στην προσπάθεια να ακουστεί κανείς πιο αισιόδοξος απ’ όσο πραγματικά νιώθει.

Στην επαγγελματική εμπειρία, έγινε σαφές ότι συχνά μεγαλύτερη σημασία έχουν όσα δεν λέγονται ρητά. Σε μια περίπτωση, ένα μέλος της ομάδας τηλεφώνησε λέγοντας ότι είναι άρρωστο, όμως ο τρόπος που μιλούσε έδειχνε ότι κάτι βαθύτερο συνέβαινε και χρειαζόταν περισσότερη προσοχή.

Τελικά, αντιμετώπιζε σοβαρό οικογενειακό πρόβλημα και είχε ανάγκη από κατανόηση και στήριξη, όχι απλώς από μια μέρα άδειας. Ένα σύντομο γραπτό μήνυμα δεν θα μπορούσε ποτέ να αποκαλύψει αυτή την κατάσταση.

Όταν προτιμάτε τις τηλεφωνικές κλήσεις, καλλιεργείτε διαρκώς αυτή τη μορφή συναισθηματικής αντίληψης, καθώς μαθαίνετε να αναγνωρίζετε το άγχος, τη χαρά, την απογοήτευση ή τον ενθουσιασμό με τρόπους που τα γραπτά μηνύματα απλώς δεν μπορούν να μεταφέρουν.

2. Αντιμετωπίζετε τα προβλήματα άμεσα

Η επίλυση μιας παρεξήγησης μέσω μηνυμάτων συχνά οδηγεί σε ατελείωτες ανταλλαγές, καθυστερήσεις και νέες παρερμηνείες, ενώ στο τηλέφωνο μπορείτε να αντιληφθείτε αμέσως πότε κάτι δεν έγινε κατανοητό και να το διορθώσετε εκείνη τη στιγμή.

Έχετε τη δυνατότητα να προσαρμόσετε τον λόγο σας, να εξηγήσετε καλύτερα, να ξεκαθαρίσετε σημεία πριν το θέμα διογκωθεί και εξελιχθεί σε σύγκρουση που θα μπορούσε εύκολα να είχε αποφευχθεί.

Στην πράξη, πολλές διαφωνίες που κρατούν ημέρες μέσω γραπτών μηνυμάτων θα είχαν λυθεί μέσα σε λίγα λεπτά με ένα απλό τηλεφώνημα.

3. Χτίζετε εμπιστοσύνη μέσα από την ανθρώπινη παρουσία

Το τηλεφώνημα προϋποθέτει μια μορφή έκθεσης, καθώς η φωνή μπορεί να τρέμει, τα λόγια να μη βγαίνουν τέλεια και δεν υπάρχει η δυνατότητα να διορθωθεί ή να «σβηστεί» κάτι που ειπώθηκε αδέξια.

Αυτή ακριβώς η ατέλεια, όμως, είναι που δημιουργεί εμπιστοσύνη, καθώς δείχνει αυθεντικότητα και πραγματική παρουσία. Οι δύσκολες συζητήσεις απαιτούν ειλικρίνεια και ανθρώπινη επαφή, όχι άψογα διατυπωμένα μηνύματα.

Οι παύσεις, οι δισταγμοί και οι ατέλειες δεν αποτελούν αδυναμίες, αλλά ένδειξη ότι η επικοινωνία είναι αληθινή.

4. Προσφέρετε ουσιαστική προσοχή

Σε αντίθεση με τα μηνύματα, όπου η προσοχή συχνά μοιράζεται ανάμεσα σε πολλές δραστηριότητες, το τηλεφώνημα απαιτεί συγκέντρωση και παρουσία, κάτι που γίνεται άμεσα αντιληπτό από τον συνομιλητή.

Όταν μιλάτε στο τηλέφωνο, ακούτε πραγματικά, χωρίς να απαντάτε μηχανικά ή βιαστικά ανάμεσα σε άλλες υποχρεώσεις, και αυτή η αίσθηση προσοχής δημιουργεί ένα διαφορετικό επίπεδο επικοινωνίας.

Οι άνθρωποι νιώθουν ότι τους δίνεται χώρος και χρόνος, κάτι που δύσκολα προσφέρουν τα σύντομα μηνύματα και οι γρήγορες αντιδράσεις.

5. Διαχειρίζεστε σύνθετα θέματα με λεπτότητα

Η εξήγηση δύσκολων ή συναισθηματικά φορτισμένων ζητημάτων μέσω μηνυμάτων είναι συχνά προβληματική, καθώς ο τόνος χάνεται και οι παρερμηνείες είναι σχεδόν αναπόφευκτες.

Στο τηλέφωνο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη φωνή σας για να απαλύνετε δύσκολες αλήθειες, να κάνετε παύσεις όταν χρειάζεται και να απαντήσετε άμεσα σε ερωτήσεις ή αντιδράσεις.

Ορισμένες συζητήσεις, ιδιαίτερα όταν αφορούν σοβαρές αποφάσεις ή αλλαγές, απαιτούν ανθρώπινη επαφή και σεβασμό και δεν μπορούν να γίνουν με ασφάλεια γραπτώς.

6. Δημιουργείτε αναμνήσεις που διαρκούν

Οι περισσότερες γραπτές συνομιλίες ξεχνιούνται σχετικά γρήγορα, ενώ οι τηλεφωνικές κλήσεις έχουν τη δύναμη να μένουν στη μνήμη, επειδή συνδέονται με τη φωνή και το συναίσθημα της στιγμής.

Ένα αυθόρμητο γέλιο, μια φωνή που σπάει από συγκίνηση ή ο ενθουσιασμός κατά τη μετάδοση καλών νέων δημιουργούν αποτυπώματα που τα μηνύματα σπάνια αφήνουν.

Οι σημαντικές στιγμές χαράσσονται πιο έντονα όταν ακούγονται.

7. Αναγνωρίζετε τη σημασία της σιωπής

Στον γραπτό λόγο, η σιωπή συχνά γεννά άγχος και αβεβαιότητα, ενώ στην προφορική επικοινωνία μπορεί να λειτουργήσει ως ουσιαστικό μέρος της συζήτησης.

Οι παύσεις επιτρέπουν στους ανθρώπους να σκεφτούν, να επεξεργαστούν όσα ειπώθηκαν και να εκφραστούν με μεγαλύτερη ειλικρίνεια, χωρίς την πίεση να γεμίζουν κάθε δευτερόλεπτο με λόγια.

Η άνεση με αυτή τη σιωπή δείχνει υπομονή και ωριμότητα, χαρακτηριστικά που γίνονται ολοένα και πιο σπάνια.

Τελικές σκέψεις

Τα γραπτά μηνύματα έχουν αναμφίβολα τη χρησιμότητά τους στην καθημερινότητα, ιδιαίτερα για γρήγορη συνεννόηση ή πρακτικά θέματα.

Όταν όμως το ζήτημα έχει βάρος, η τηλεφωνική επικοινωνία παραμένει ανεκτίμητη, όχι ως κατάλοιπο του παρελθόντος αλλά ως επιλογή που δείχνει εκτίμηση στη βαθύτερη ανθρώπινη σύνδεση.

Σε έναν κόσμο γεμάτο οθόνες και προσεκτικά διατυπωμένα λόγια, η πραγματική συνομιλία δεν είναι πολυτέλεια. Είναι ανάγκη.

Και αν κάποιος αντιδράσει όταν προτείνετε ένα τηλεφώνημα αντί για μια ατελείωτη ανταλλαγή μηνυμάτων, αξίζει να το θυμάστε. Δεν μένετε πίσω. Διατηρείτε ζωντανή την ουσία της ανθρώπινης επικοινωνίας.